TINJAUAN SEBUAH IT MASTER PLAN

Saat ini, penggunaan Teknologi Informasi di perusahaan semakin meningkat tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Bahkan, pada beberapa sektor industri, ketergantungan terhadap Teknologi Informasi sudah sangat besar seperti pada sektor perbankan dan keuangan. Namun demikian, perusahaan juga tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi Teknologi Informasi, karena tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan semacam blue print yang sering disebut sebagai IT Master Plan sebagai dasar perusahaan dalam melakukan implementasi Teknologi Informasi.IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan.

Kata kunci : Master plan, sistem informasi, implementasi IT

1. Pendahuluan

Kebutuhan akan sistem informasi dalam suatu perusahaan menjadikan sistem informasi menjadi sumber daya penting. Peningkatan ini tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan menjadikan keputusan menjadi semakin jelas.

IT Master Plan adalah suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan , yang dengan baik bisa menterjemahkan keinginan baik dari manajemen (System Owner), pengguna (System User) maupun perubahan-perubahan yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan Teknologi Informasi yang sangat cepat (short life-cycle), betapa sulitnya menyesuaikan terhadap kebutuhan perusahaan tanpa adanya Master Plan.

2. Masalah

Bagaimana cara untuk membuat suatu master Plan IT yang baik.

3. Pembahasan

Perusahaan tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi Teknologi Informasi, karena tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan semacam blue print yang sering disebut sebagai IT Master Plan sebagai dasar perusahaan dalam melakukan implementasi Teknologi Informasi. IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan. Yang perlu menjadi catatan penting adalah bahwa IT Master Plan merupakan turunan dari Business Plan perusahaan. Teknologi informasi diimplementasikan sebagai tool untuk membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Karena itu, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari perusahaan, IT Master Plan juga tidak bisa dibangun. Banyak manfaat yang bisa diambil dalam pemanfaatan Master Plan. Diantaranya adalah:

1. IT Master Plan akan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi.

2. Mengurangi beberapa resiko yang timbul dari implentasi teknologi informasi.

3. IT Master Plan bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi pada suatu perusahaan.

Menurut Dr. Richardus Eko Indrajit, banyak sekali resiko-resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, di antaranya:

1. Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.

2. Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.

3. Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.

4. Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.

Dengan adanya perencanaan yang jelas, perusahaan bisa mengelola resiko tersebut dengan baik sejak awal.

Dalam pembuatan IT Master Plan harus mengacu pada Business Plan perusahaan, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi perusahaan, target dan tujuan yang akan dicapai perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Dari situ kita bisa melakukan breakdown secara lebih detil kebutuhan informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan. Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasikan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Kebutuhan sistem dan teknologi informasi ini pada saat implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) . Dalam proses ini juga menjabarkan bagaimana perusahaan mengelola berbagai sumber daya yang ada mulai dari aspek organisasi, personel, maupun perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasikan.

IT Master Plan yang baik berisi:

1. Halaman pendahuluan yang menceritakan kondisi sekarang.

2. halaman penjabaran yang menjabarkan tujuan dari master plan.

3. Halaman tentang kebijakan yang harus dibuat untuk mendukung master plan.

4. Halaman yang memuat strategi implemntasi dengan memperhitungkan analisis SWOT.

5. Halaman action yang harus diambil.

6. Halaman paparan hasil yang akan dicapai dari action-action tersebut.

7. Rekomendasi yang diberikan dalam implementasi IT.

Proteksi Internet dari Situs Porno

Internet merupakan media untuk memperoleh banyak informasi. Mulai dari berita, materi kuliah, video, musik, dll. Namun, seringkali manfaat internet itu malah disalah gunakan dengan munculnya situs-situs judi, pornografi dan penyalahguaan lainnya. Oleh karena itu dibutuhkan filter untuk memproteksi penggunaan internet tersebut. Terutama bagi orang tua yang ingin anak-anak mereka tetap aman selama mereka menggunakan komputer keluarga tanpa pengawasan. Dan juga untuk warnet-warnet yang ingin memproteksi komputer client mereka dari situs-situs yang tidak layak untuk dikunjungi.

Berhubung saat ini Pemerintah sedang gencarnya mensosialisasikan UU ITE khususnya tentang pornografi. Tidak ada salahnya kita sebagai pengguna Internet ikut mendukung Program pemerintah ini.Salah satu solusi untuk mendukung program pemerintah tersebut sekaligus menyelesaikan masalah yang dimaksud adalah dengan menggunakan filter berupa software yaitu K9 Web Protection.

K9 Web Protection dapat di-download di sini, dan membutuhkan alamat e-mail yang valid sehingga kode aktivasi dapat dikirim ke email tersebut. Dimana satu kode aktivasi berlaku untuk satu komputer saja dan sekali diinstal shortcut akan ditempatkan pada Desktop, yang akan meluncurkan K9 Web-based interface. Selama prosedur instalasi, sandi administrator harus dimasukkan, dan password ini diperlukan untuk mengakses konfigurasi K9 Web interface, serta mengatur konten atau situs yang diblokir. Kata sandi itu juga yang akan dibutuhkan untuk meng-uninstall program. So, simpan baik-baik kata sandinya jangan sampai ditemukan oleh anak-anak sehingga ia bisa merusak proteksi yang telah dipasang.

Dari konfigurasi interface Web, administrator dapat melihat secara rinci semua situs yang telah dikunjungi; situs yang hijau yang telah diizinkan, sementara situs merah telah diblokir. Anda juga dapat mengatur suara pemberitahuan bila seseorang berusaha untuk mengakses konten yang diblokir beerupa gonggongan anjing.

Selain itu, akses Web dapat sepenuhnya diblokir sesuai dengan waktu, dan ini sangat mudah dijalankan, hanya dengan grafik dalam sebuah cara visual waktu siang hari dan hari-hari dalam seminggu yang akan diblokir. Adapun kinerjanya, K9 Web Protection tidak menyebabkan penggunaan internet jadi lamban karena situs web diperiksa oleh server K9 secara real-time dan karena K9 adalah suatu program kecil (Cuma mengunakan kurang dari 900KB disk space dan memori 4MB). So, Jika Anda ingin melindungi penggunaan internet terutama bagi anak-anak Anda, tidak usah ragu untuk menggunakan K9 Web Protection.

Caranya :

1. Download programnya di sini
2. Walaupun software ini gratis tapi dibutuhkan lisensi saat menginstallnya, dan daftarkan di sini, (gunakan email valid karena license akan dikirimkan melalui email)
3. Install dan masukan Lisensi yang dikirim ke email yang didaftarkan.
4. Masukan password administrator yang anda kehendaki.
5. Lakukan setting di dalam admin panel.

Sumber : pcworld

Kenapa butuh Master Plan Pengembangan Sistem Informasi?

Pada dasarnya bagaimana Visi dan Misi perusahaan bisa diterjemahkan dengan baik di dalam Master Plan SI tersebut.

Banyak kasus yang terjadi pada perusahaan/organisasi tidak mempunyai Master Plan SI dan langsung mengembangkan Sistem Informasi (SI) dengan bantuan Staff TI internal maupun dengan Vendor (external). Kemudian yang terjadi adalah suatu pengembangan Sistem yang sifatnya tambal sulam. Ketika ada suatu kebutuhan baru, maka dibuatlah satu solusi utk kebutuhan tersebut. Dalam jangka pendek, sepertinya terjawablah masalah tersebut, tapi dalam jangka panjang akan terlihat ketidakselarasan integrasi informasi antar bagian/divisi. Sehingga pihak manajemen akan sangat sulit sekali untuk bisa memanfaatkan output dari sistem tersebut. Belum lagi, para staff yang sehari-hari menggunakan sistem tersebut akan merasa kesulitan karena sistem hanya bisa mengakomodasi kebutuhan mereka saja.

Hal itu mengakibatkan sering ditemuinya pulau-pulau SI di suatu perusahaan, dan jika perusahaan berkembang lebih besar, semakin sulit untuk mengintegrasikan antar sistem tersebut. Lebih parah lagi, ada juga suatu divisi/bagian dari perusahaan tersebut yang merasa kecewa dg sistem yg disediakan perusahaan dan mereka membeli/mengembangkan sendiri sistem utk kebutuhan mereka saja. Hal ini menyebabkan koordinasi dan kontrol ke sistem semakin sulit bagi pihak manajemen. Berkali-kali kasus dimana harus dilakukan Reverse Engineering untuk bisa memahami apa dan bagaimana SI itu bekerja di suatu perusahaan, dengan tujuan utk bisa membuat Master Plan karena pihak Manajemen maupun User sudah menyerah pada kondisi yang ada. Suatu hal yang sulit dan menantang untuk bisa membongkar, menganalisa dan menyusun ulang satu SI yang sudah berjalan cukup lama.

Untuk itu, sangat terasa pentingnya IT dalam membuat Master Plan sebelum mengembangkan suatu sistem. Dapat dianalogikan bahwa sangat riskan kalau kita membangun rumah tanpa gambar rencana pembangunan, sehingga pada saat dipakai, tidak bisa memuaskan pemakainya. Bahkan kalau mau dikembangkan lagi, terjadi banyak masalah. Banyak tenaga dan biaya yang pasti akan dikeluarkan untuk membuat rumah kita menjadi 2 lantai, kalau pada awal pondasi-nya tidak disiapkan utk rumah 2 lantai. Begitu juga Sistem Informasi, tetap membutuhkan suatu perencanaan yang bagus di awal.

Tapi kenapa banyak perusahaan tidak mau membuat Master Plan SI? Karena pekerjaan ini bisa jadi pekerjaan yang sulit dipahami karena keterbatasan knowledge dari pihak manajemen thd SI, atau juga karena tidak merasa hal ini adalah hal penting. Lebih parah lagi, kalaupun punya Master Plan, pekerjaan ini diserahkan ke pihak pengembang sistem (vendor) sehingga Master Plan tersebut hanya mengakomodir kepentingan vendor SI bukan menyesuaikan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Sehingga setelah berjalan sekian tahun, terlihat SI mulai kerepotan menyesuaikan dengan kebutuhan2 perusahaan tersebut.

Master Plan SI adalah suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan SI di perusahaan tersebut, yang dengan baik bisa menterjemahkan keinginan baik dari manajemen (System Owner), pengguna (System User) maupun perubahan2 yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan Teknologi Informasi yang sangat cepat (short life-cycle), betapa susahnya kita menyesuaikan hal itu thd kebutuhan perusahaan tanpa adanya Master Plan. Tiap berapa bulan ada upgrade versi terbaru suatu software dengan fitur yang lebih bagus, ada hardware yang lebih cepat dan murah, dan lain2nya. Begitu juga, ketika perusahaan berkembang lebih besar atau lebih kecil, merger atau akusisi, dan isu-isu lain, apakah SI mampu mengikuti hal2 tersebut?

Demikian hanya sedikit penjelasan ini, karena sering kali banyak perusahaan/organisasi baik yang profit-oriented maupun nirlaba termasuk pemerintahan, tidak menganggap penting terhadap kebutuhan pengembangan Master Plan Sistem Informasi.