TINJAUAN SEBUAH IT MASTER PLAN

Saat ini, penggunaan Teknologi Informasi di perusahaan semakin meningkat tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Bahkan, pada beberapa sektor industri, ketergantungan terhadap Teknologi Informasi sudah sangat besar seperti pada sektor perbankan dan keuangan. Namun demikian, perusahaan juga tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi Teknologi Informasi, karena tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan semacam blue print yang sering disebut sebagai IT Master Plan sebagai dasar perusahaan dalam melakukan implementasi Teknologi Informasi.IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan.

Kata kunci : Master plan, sistem informasi, implementasi IT

1. Pendahuluan

Kebutuhan akan sistem informasi dalam suatu perusahaan menjadikan sistem informasi menjadi sumber daya penting. Peningkatan ini tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan menjadikan keputusan menjadi semakin jelas.

IT Master Plan adalah suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan , yang dengan baik bisa menterjemahkan keinginan baik dari manajemen (System Owner), pengguna (System User) maupun perubahan-perubahan yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan Teknologi Informasi yang sangat cepat (short life-cycle), betapa sulitnya menyesuaikan terhadap kebutuhan perusahaan tanpa adanya Master Plan.

2. Masalah

Bagaimana cara untuk membuat suatu master Plan IT yang baik.

3. Pembahasan

Perusahaan tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi Teknologi Informasi, karena tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan semacam blue print yang sering disebut sebagai IT Master Plan sebagai dasar perusahaan dalam melakukan implementasi Teknologi Informasi. IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan. Yang perlu menjadi catatan penting adalah bahwa IT Master Plan merupakan turunan dari Business Plan perusahaan. Teknologi informasi diimplementasikan sebagai tool untuk membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Karena itu, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari perusahaan, IT Master Plan juga tidak bisa dibangun. Banyak manfaat yang bisa diambil dalam pemanfaatan Master Plan. Diantaranya adalah:

1. IT Master Plan akan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi.

2. Mengurangi beberapa resiko yang timbul dari implentasi teknologi informasi.

3. IT Master Plan bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi pada suatu perusahaan.

Menurut Dr. Richardus Eko Indrajit, banyak sekali resiko-resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, di antaranya:

1. Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.

2. Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.

3. Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.

4. Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.

Dengan adanya perencanaan yang jelas, perusahaan bisa mengelola resiko tersebut dengan baik sejak awal.

Dalam pembuatan IT Master Plan harus mengacu pada Business Plan perusahaan, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi perusahaan, target dan tujuan yang akan dicapai perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Dari situ kita bisa melakukan breakdown secara lebih detil kebutuhan informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan. Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasikan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Kebutuhan sistem dan teknologi informasi ini pada saat implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) . Dalam proses ini juga menjabarkan bagaimana perusahaan mengelola berbagai sumber daya yang ada mulai dari aspek organisasi, personel, maupun perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasikan.

IT Master Plan yang baik berisi:

1. Halaman pendahuluan yang menceritakan kondisi sekarang.

2. halaman penjabaran yang menjabarkan tujuan dari master plan.

3. Halaman tentang kebijakan yang harus dibuat untuk mendukung master plan.

4. Halaman yang memuat strategi implemntasi dengan memperhitungkan analisis SWOT.

5. Halaman action yang harus diambil.

6. Halaman paparan hasil yang akan dicapai dari action-action tersebut.

7. Rekomendasi yang diberikan dalam implementasi IT.